Como dice el refrán: "Si no planificas, planificas para fracasar". Esto no podría ser más cierto cuando se trata de desplegar e implantar proyectos digitales a gran escala. Desde el descubrimiento y el establecimiento de objetivos hasta la revisión de la arquitectura, la infraestructura y la red, nuestro equipo de Creative Realities Inc. (CRI) y nuestro socio estratégico Legrand AV han esbozado un proceso optimizado que aumenta la previsibilidad, la velocidad y reduce el riesgo de problemas imprevistos en el camino.
Tuvimos la oportunidad de sentarnos con nuestros propios Mike Trzinski (Vicepresidente de Entrega Técnica) y Chris Neukam (Vicepresidente de Cadena de Suministro y TI), junto con Brian Mungo (Gerente Nacional de Cuentas) de Legrand AV, para discutir los componentes esenciales de un exitoso despliegue a gran escala. Estos expertos comparten sus ideas sobre la planificación en todas las fases de un despliegue de señalización digital, ofreciendo estrategias para solucionar los problemas más comunes que puedan surgir durante el proceso.
Preguntas frecuentes.
Mike Trzinski (CRI): La clave para prepararse para un despliegue a gran escala es planificar con antelación. Hay que conocer los calendarios de compras y aprovisionamiento y conocer la logística. Los despliegues a gran escala abarcan amplias zonas geográficas y cada lugar puede presentar retos únicos. Es crucial contar con un plan sólido para la mano de obra de instalación y asegurarse de que todo esté listo una vez que los materiales lleguen al lugar. Aunque suene básico, pocas empresas cuentan con un equipo de gestión de proyectos que pueda llevar esto a cabo de forma eficiente a tan gran escala.
Brian Mungo (Legrand AV): Desde el punto de vista de la fabricación, el bucle de retroalimentación de la comunicación entre socios como CRI y nosotros en Legrand es muy importante. CRI recopila información sobre el terreno, la devuelve a su equipo interno y la comparte con nosotros. Esto nos permite alinear nuestros procesos de fabricación con su calendario de despliegue y evita dolores de cabeza a todos.
Mike Trzinski (CRI): Es absolutamente necesario establecer objetivos claros. Hay que entender las necesidades del cliente y el alcance del proyecto antes de lanzarse a la logística. Si el cliente no tiene capacidad para recibir materiales o si sus instalaciones presentan obstáculos logísticos, estos factores pueden afectar gravemente al éxito de la implantación. Cuanto antes se tenga una idea clara de estos factores, mejor, porque así se podrá elaborar un plan que satisfaga las necesidades del cliente y, al mismo tiempo, gestionar las expectativas.
Chris Neukman (CRI): Mike tiene razón. Yo añadiría que también es crucial gestionar las expectativas internas e identificar de antemano los posibles obstáculos. Una de las cosas que debemos hacer es establecer expectativas claras con nuestros clientes internos, los gestores de proyectos, para tener una idea clara de los criterios que debemos cumplir cuando realizamos una entrega en un lugar. Por ejemplo, si una obra no está lista porque aún no se ha vertido el hormigón, puede que tengamos que descargar los materiales en un punto de parada. O, si se trata de un plazo de entrega específico (por ejemplo, de un día para otro), tendremos que tenerlo en cuenta en las fases de planificación.
Chris Neukman (CRI): La relación lo es todo. Confiamos en los fabricantes para que nos ayuden a escalar cuando lo necesitamos. Si surge un imprevisto, contar con un socio de confianza al que podamos recurrir supone una gran diferencia. Pueden ayudarnos a poner a punto productos o a encontrar soluciones alternativas, algo que no siempre se consigue con un distribuidor tradicional. Confiamos el uno en el otro, y esa confianza nos permite avanzar con rapidez y eficacia.
Brian Mungo (Legrand AV): Exactamente. La asociación elimina barreras. Cuando CRI nos facilita la vida, nosotros también se la facilitamos a ellos. Se trata de una inversión mutua. Tener varios niveles de relaciones -entre la alta dirección, los gestores de proyectos e incluso compras- significa que cuando surge un problema, estamos alineados y preparados para abordarlo. Si existe esa confianza y comprensión en la relación de que estamos invirtiendo mutuamente el uno en el otro y eso nos beneficia por igual, se produce una sincronización entre dos organizaciones que les permite avanzar en la misma dirección, alcanzar los mismos objetivos. Eso se consigue con años de trabajo conjunto y muchas pruebas y errores. Pero una vez que se consigue, todo el proceso resulta más fácil y francamente más agradable, y creo que también se refleja en el usuario final en la mayoría de las situaciones. Creo que pueden percibirlo porque el resultado también es mejor para ellos.
Mike Trzinski (CRI): Un gran error es no entender los plazos logísticos y cómo se alinean con los presupuestos. Algunas personas creen que pueden transportar palés de mercancías por todo el país de la noche a la mañana sin disparar su presupuesto, lo que sencillamente no es posible. No entender estos plazos puede crear grandes problemas en el futuro, pero aún más, no comunicar los plazos crea problemas aún mayores. Así que comunicar esos plazos correcta y eficazmente con el cliente ayuda a todos a mantenerse alineados.
Brian Mungo (Legrand AV): Incluso si es una conversación difícil, esas conversaciones tienen que ocurrir desde el principio. De lo contrario, estás preparando a todo el mundo para la frustración cuando las cosas no salen como se esperaba.
Chris Neukman (CRI): Otro error es subestimar la cantidad de producto que hay que entregar. A veces, los clientes no se dan cuenta de la magnitud de lo que están recibiendo. Si un cliente no puede aceptar 26 palés de material en una fecha concreta, o el lugar no está preparado para la entrega, se producen retrasos. Hemos tenido que planificar cosas como la celebración de eventos en estadios o las restricciones del lugar, que no se habían tenido en cuenta inicialmente.
Mike Trzinski (CRI): Cuando te acercas al final de un proyecto, el cliente necesita tener toda la información operativa necesaria para utilizar el producto. Ya lo hemos dicho antes y lo volveré a repetir: la clave es una comunicación eficaz. No basta con entregar la documentación. Hay que hablar de ella y asegurarse de que entienden cómo utilizarla. Esto repercute directamente en el segundo día de asistencia, ya que la falta de comunicación clara puede provocar problemas después de la instalación. Si la primera llamada que recibes es sobre cómo utilizar el producto, eso es un fracaso en el proceso de traspaso.
Mike Trzinski (CRI): El contenido -y la consideración de una plataforma CMS de señalización digital- es importante desde el primer día. Todo lo que hacemos gira en torno al contenido que se mostrará, por lo que nuestro equipo de contenido trabaja mano a mano con nuestro equipo de instalación. No podemos separar los dos procesos; tienen que estar integrados desde el principio. Los consumidores no se fijan en la tecnología, sino en el mensaje y en el conjunto de la red de medios. La infraestructura es fundamental, pero el contenido impulsa las decisiones sobre cómo se ejecutará, gestionará y mantendrá la tecnología a lo largo de la vida del proyecto.
Los consumidores se fijan en la tecnología, en el mensaje y en el conjunto de la red de medios.
Brian Mungo (Legrand AV): Las evaluaciones in situ son fundamentales para el éxito de la implantación. Nos permiten comprender los retos específicos de cada ubicación y ofrecer soluciones por adelantado, en lugar de ser reactivos. Sin la evaluación adecuada, estamos disparando a ciegas y eso nos lleva a perder tiempo, recursos y, posiblemente, costosas correcciones. Se trata de asegurarnos de que no solo nos centramos en entregar el hardware, sino en garantizar que es funcional y eficaz en el entorno previsto.
Chris Neukman (CRI): Exactamente. Uno de los mayores problemas a los que nos enfrentamos cuando las evaluaciones del emplazamiento no se hacen a fondo es que no sabemos a qué obstáculos logísticos nos vamos a enfrentar hasta que estamos in situ. Puede tratarse de una mala visibilidad de la pantalla, de falta de electricidad donde la necesitamos o de una infraestructura insuficiente para la instalación. Si ya hemos hecho un estudio del lugar, podemos anticiparnos a esos problemas y solucionarlos antes de que se conviertan en costosos retrasos.
Mike Trzinski (CRI): Fiabilidad. Usted quiere un hardware que sepa que va a durar, y necesita fabricantes en los que pueda confiar. Elegir un socio fiable reduce el riesgo de problemas posteriores a la instalación. Hemos visto empresas que eligen opciones más baratas sólo para acabar gastando más en mantenimiento y rollos de camión más adelante.
Brian Mungo (Legrand AV): Exactamente. Si no pagas por la calidad desde el principio, acabarás pagando por equipos defectuosos más adelante. Siempre estamos intentando innovar y crear productos que ayuden a los integradores a ser lo más robustos y eficientes posible. Por ejemplo, hemos desarrollado soluciones de alimentación que permiten la supervisión y el control remotos, lo que puede ayudar a prevenir problemas antes de que ocurran.
Mike Trzinski (CRI): Las sorpresas relacionadas con la energía y los datos son los mayores problemas. A veces, incluso con una planificación minuciosa, un emplazamiento puede no estar preparado para la instalación debido a factores imprevistos. Es fundamental contar con un plan de mitigación de riesgos. Por ejemplo, a menudo preparamos materiales de instalación alternativos en las proximidades, de modo que si el plan A fracasa, el plan B pueda ejecutarse sin retrasos significativos.
Chris Neukman (CRI): Otro problema habitual son los plazos de entrega ajustados. A veces, el cliente cambia el calendario en el último minuto o el centro rechaza un envío por cualquier motivo. Por eso siempre tenemos previsto un stock de reserva y somos flexibles con la logística para que la instalación siga adelante a pesar de cualquier obstáculo inesperado.
Brian Mungo (Legrand AV): Añadiría que los fallos en los equipos o la falta de componentes también pueden causar retrasos. Ahí es donde es clave tener una sólida relación fabricante-integrador. Si nos encontramos con un problema, CRI sabe que puede ponerse en contacto con nosotros y que tendremos una solución en camino de forma inmediata, lo que minimiza el tiempo de inactividad.
Preguntas frecuentes.
Mike Trzinski (CRI): Otro paso es comunicar el proceso de asistencia. ¿A quién debe dirigirse el cliente para solicitar asistencia? Cuál es la ruta de escalado para los distintos problemas? También tenemos un equipo de experiencia del cliente que hace un seguimiento después de la instalación para asegurarse de que todo va bien. Esta retroalimentación nos ayuda a mejorar las futuras implantaciones y a resolver los problemas persistentes.
Chris Neukman (CRI): Asegurarse de que el cliente entiende cómo utilizar el sistema es crucial. Hemos visto demasiados proyectos en los que el despliegue se ha completado, pero el usuario no está completamente capacitado sobre cómo operar la señalización digital. Por eso hacemos hincapié en la formación y en un proceso de traspaso sólido para reducir las llamadas de soporte el segundo día.
Brian Mungo (Legrand AV): También diría que es importante tener un plan de mantenimiento proactivo. Controlar cuándo los equipos necesitan revisiones o actualizaciones garantiza el éxito a largo plazo y evita costosas interrupciones en el camino. Siempre estamos preparados para atender esas necesidades desde el punto de vista de la fabricación.
Mike Trzinski (CRI): Otro paso importante es comunicar el proceso de soporte. ¿Con quién debe ponerse en contacto el cliente para obtener asistencia? Cuál es la ruta de escalado para los diferentes problemas? También tenemos un equipo de experiencia del cliente que hace un seguimiento después de la instalación para asegurarse de que todo va bien. Este bucle de retroalimentación nos ayuda a mejorar las futuras instalaciones y a abordar cualquier problema persistente.
Los despliegues de señalización digital a gran escala son complejos y requieren una planificación cuidadosa en cada fase. Establecer objetivos claros, planificar la logística, crear alianzas sólidas y realizar evaluaciones exhaustivas de los emplazamientos son pasos necesarios para el éxito de la implantación. Para el éxito de todos estos pasos es fundamental una comunicación clara, una planificación sólida y reunir el equipo adecuado de socios de confianza.
¿Listo para dar el siguiente paso? CRI y Legrand AV se especializan en despliegues a gran escala y saben cómo ayudar a los minoristas a reducir los riesgos y lograr excelentes resultados. Póngase en contacto con nosotros para explorar cómo podemos hacer realidad su visión de la señalización digital, y obtenga más información sobre Legrand AV aquí. Toque aquí para ver el caso de uso de BCTV que es nuestra mejor práctica de asociación para dar vida a un despliegue a gran escala de gran visibilidad y dependiente de los ingresos publicitarios.
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